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オンライン秘書

オンライン秘書になるには?未経験から始める話題の副業で毎月5万円を稼ぐ

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野川 ともみ
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会社の事務や秘書業務を自宅で行う働き方「オンライン秘書」が注目されています。
私自身、オンライン秘書から経営者になり、今はオンライン秘書を複数名業務委託契約として雇用しているため、雇われる側、雇う側両方の立場から、お伝えします。

オンライン秘書になるための3ステップや、オンライン秘書からスタートする女性のキャリアパスについてもご紹介します。
女性は自分だけではなく、子供のことや、夫の転勤や、親の介護などの理由で、働き方を変えざるを得ない場合もありますよね。
そんな時でも、家で働けるので、女性にぴったりな働き方です。




オンライン秘書とはどんな仕事

オンライン秘書の業務は多岐に渡ります。ここでは、般的な業務をお伝えします。




経理・税理士さんとのやりとり・請求書管理

  • 経費精算、請求書管理、見積書、納品書などの作成
  • KPI算出
  • 税理士とのやりとり
  • 弁護士とのやりとり
  • 入金確認

経費精算は、クラウド系の経費精算ツールや、会計ソフトを使い入力作業を行います。
領収書やクレジットカード利用明細を共有し、システムに仕分計上したり、シートにて一元管理できるよう資料作成するという業務です。

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弊社では、弁護士や税理士、労務士などから依頼される資料をオンライン秘書に作成してもらっています。

細かな作業が苦手なので、経理担当がいてくれることでストレスが軽減されました。




秘書業務(スケジュール管理・アポイントの調整、場所の予約)

一般的に秘書業務と言うと、スケジュール管理や会食の予約を思い浮かべる人もいるかもしれません。
しかし、コロナの影響後、会食や飲み会が無くなった代わりに、オンライン会議システムにて打ち合わせをすることが増えました。そのため、オンラインビデオ会議システム(ZOOMやGoogleMeetなど)のリンク発行と言う業務も増えました。
契約書や発注書などは、ハンコを押して郵送すると言うのは一昔前の話。
今はクラウド上で電子署名が施されるサービスが普及していますので、ツールを使っての契約書発行という業務もあります。




ディレクター・進行管理業務

ディレクション業務とは、人の配置やスケジュール管理などを行いながらプロジェクト全体を管理する役割です。
小さな会社では、大事な役割を任させることもあり、責任のあるポジションをオンライン秘書でも行えるチャンスがあります。

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オンライン秘書の時、プロジェクトのディレクション業務を行わせてもらったことがありました。
WEBから商品を販売するという内容だったのですが、デザイナーや動画クリエイターとのやりとり、スケジュール管理、集客から販売までクライアントさんと相談しながら進めていき、2000万円の売り上げを達成しました。

小さな会社だと、人手が足りないときや頑張りを認めてもらえると、チャンスをいただけることも多いので、キャリアアップしたい女性にもおすすめです。




デザイン業務・資料作成

WEBデザイン、チラシ作成、名刺作成、SNSカバー作成などのデザイン業務を行います。
WordPressで簡単な記事更新ができる、HTMLページの文字修正が可能なレベルでも十分需要はあります。
全てのデザイン業務を行えれば重宝されますが、少し触れる程度でも大丈夫です。

外注のデザイナーとのやり取りができるだけでも助かります。

最近は、印刷会社のサービスやホームページ作成アプリなどが進化しているため、専門的な知識がなくても、簡単に制作物を作れます。

ぜひ、世の中にある色々な制作物を見る癖をつけておくといいでしょう。
電車の中吊り、本屋さん、テレビCM、YOUTUBE動画、ホームページ、ピンタレストなど、世の中にはデザインが溢れています。多くのデザインを見て、自分の中にデザインのストックを貯めておくことをおすすめします。
資料作りなどちょっとしたところで、あなたのセンスが光ると「お!この人なんかいいもの作るな〜」って思ってもらって、新たなチャンスが舞い込んでくるかもしれません。

実際私がオンライン秘書の頃、簡単なホームページを会社の業務で作ったところ、社長に喜んでもらってから、「あれもできる?これもできる?」って色々聞いてもらえるようになりました。

今はオンライン秘書を雇う側ですが、何気なく依頼した資料作りが、想定していたより綺麗だったため、自分で行っていた資料をオンライン秘書に依頼するようになりました。




ライティング業務

企業が発行するメールマガジン、SNS投稿、Webサイト記事作成、ECサイトでの商品紹介文作成などの業務があります。
また、商品を販売することもオンラインで完結することが増えたため、商品ページなどのライティングができると需要が高いです。

オンライン秘書としては働く上では、メインのやりとりがメールやチャットになるため、日々の業務でもテキストコミュニケーションは必須になります。
顔が見えないやり取りのため、特に文章には気をつけましょう。

例え、直接話さなくてもクライアントや社内のスタッフとの良好な関係を築けます。

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オンライン秘書の時、きちんとした文章を書かなければと思い込んでいました。

チャットでしかお会いしたことのなかったクライアントに直接お会いした際、「あのチャットの書き方だから、もっとおばさんかと思ってたわー、意外と若いのね」って驚かれたことがあります。

今思うと、堅苦しいメール文をチャットでも使っていたんだろうなと思います。




SNS運用・PR

昨今はSNS運用の代行を行う場合、見ている人が興味を持つようなライティング方法を用いると、反応が上がります。
Facebook、Instagram、Twitterなどの基本的な使い方がわかれば、十分に対応できる業務になります。

あなたが会社のPR担当のように、発信することで会社の業績が上向きになったら、すごく感謝されますよ。




起業家・個人事業主のサポート業務がおすすめ

オンライン秘書が不足している業界は、起業家や個人事業主の会社です。

一人社長の会社が、売り上げが上がってくると人を雇うことを考える方が多いのですが

  • 一人雇うほどでもないんだけど。
  • 社員を雇うのに勇気が出ない
  • いつも業務があるわけじゃない

そう考える方々も多く、実績がなくても、1日3時間から、週3回からなど、少しの時間から雇ってもらえることも多いです。

また、大手企業では無い場合、多少スキルに自信がなくても、やる気があったり、社長と相性があえば働かせてもらえる可能性が高いです。




起業家のサポート業務がおすすめな理由

忙しい社長が全ての業務を行っているため、小さな実績を積み重ねれば業務を任せてくれるようになりやすいです。

やりたいことはないけどいろんなことに挑戦してみたいという人にはお勧めです。

いつか起業したい、こんな人になりたいと思う人がいれば、その人の近くにいることで、働いている会社がロールモデルになります。
*ロールモデルとは、自分の行動やマインド、キャリアアップなど、お手本になる人物のこと。

オンライン秘書は、社長のサポート業務を通して、WEBマーケティングについての知識と実務を、報酬をもらいながら得られるという、とてもラッキーな仕事なのです。

起業したい場合、多くはいきなり「えい!」と起業するか、起業塾のようなところに通うと思いますが、私自身は起業塾に通ったことはないです。
起業したい、副業したいけど、何から始めたらいいかわからないという言う方は、オンライン秘書で、興味のあるジャンルや、尊敬する社長の元で働きながら学ぶというルートもあります。




起業家のサポート業務ってどんなことするの?

起業家のサポート業務は、通常のオンライン秘書業務に加え、オンラインスクール、オンラインコミュニティ、スクール運営のサポート業務が加わることがあります。

Facebookグループの管理、受講生の管理、支払い管理、入会・退会管理、質問に対する回答などです。
セミナー会場の予約、懇親会のセッティングが発生することもあります。

また、会社で導入した配信システム、決済システムなどの実装を行います。システムを導入した際は、マニュアルづくりも同時に行っておくと、社内マニュアルとして引き継ぎの際に役立ちます。




オンライン秘書はこんな人におすすめ

オンライン秘書は、自宅で楽しく仕事をしながら、頑張る社長を応援して、さらには自分のキャリアアップにも繋がる仕事です。

魅力はたくさんあるのですが、そのいくつかをご紹介します。




自宅で働きたい人

子供が幼稚園に行っている間だけ、夜寝かしつけた後など、自分のライフスタイルに合わせて働けます。
「この業務を2日以内にお願いします。」という形で依頼されるので、自分で時間をコントロールしながら納期に間に合わせるように作業します。
そのため、自己管理は必須です。




時間に融通がきく仕事がしたい人

趣味の時間を大事にしたい、子供優先で生活したい、介護がある、他にも仕事があるという場合でも、働きやすいです。
弊社のオンライン秘書は、ご主人の事業を手伝いながら、働いてくれている人もいます。

月末の経理が忙しい場合は集中して働いてくださり、時間に余裕がある際は、ご主人のお仕事と両立するなど、臨機応変に働いてくださってて、大変助かっています。

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複数の働き方を持っていることがリスクヘッジにもなりますし、今時の働き方ですよね。




パソコンを使って仕事がしたい人

家で働くなら、最低限のパソコンスキルは必要になります。なぜなら、やり取りがパソコン1台で完結するからです。

この働き方ができれば、旅行中でもカフェでも仕事ができます。

私自身、働きながら覚えたITツールが数多くあります。
ZOOM、チャットワーク、Slack 、WordPress、ペライチ、メルマガ配信ツール、決済ツールなど、働きながら覚えられます。




資格を持っている人

マイクロソフト オフィススペシャリスト(MOS)や、簿記を持っている方も基本的なことは教えなくてもできるという証明になるので、おすすめです。

心理的な資格を学んでいる人も最近多く、アンガーマネジメントや、心理学、コーチング、カウンセリングなどを学んでいる場合、コミュニケーション能力をアピールすることもできます。

書道や筆ペン、実用ボールペン字などの資格がある人がいると、社内で手書きのお手紙を書く時に重宝します。

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雇う側としては、「この人がうちの会社に来てくれたら、こんなこと頼めるかも」って具体的にイメージできたら、採用する可能性が高まります。

そのため、意外な資格が、オンライン秘書として重宝されるかもしれませんので、自分が持っている資格を洗い出しておきましょう。




スキルを持っている人

例えば、デザイン、ライティング、動画編集、プレゼンテーション、営業、コーチング、コミュニケーションなどのスキルがあればとても重宝されます。

とはいえ、一流のスキルは不要ですので、ご安心ください。
知識として持っている、スクールに通ったことがある、その程度でも十分チャンスがあります。

スキルを学んだけど、仕事に繋がっていない人も、オンライン秘書はおすすめです。
実務を通して、実力がついてきますし、学んでいるなら基礎力はあるので、実践すればどんどん上達します。

実践する場所が無いという方は、オンライン秘書としてサポート業務につき、実践させてもらうチャンスを得る選択肢もあります。




いつか起業したい人

やったことが無いことに挑戦するのはちょっと怖いという人もいるのではないでしょうか?
そんな時、一歩先を歩いている人のそばにいて仕事をすることで、起業に対するイメージも変わっていきます。

起業したいなら、起業家のそばで働いてみるのもおすすめです。
忙しい起業家のサポートをすることで、大変なことをやっている姿も見られ、自分自身に段々と覚悟がついてきます。




キャリアアップしたい人

仕事にやりがいを感じたい、スキルを学びたい、できることを増やしたいという上昇志向のある人にも向いています。

小さな会社だと、現場で求められているスキルや不足しているポジションがあるはずです。その分野のスキルを学ぶことで、新たな仕事を依頼してもらえたりします。




オンライン秘書のメリット・デメリット

いいことづくめのオンライン秘書ですが、デメリットもあります。
いいところと悪いところををしっかり把握して、選びましょう。




オンライン秘書の1日

では具体的に、オンライン秘書はどんな1日を過ごしているか見てみましょう。




育児が忙しいAさんの場合

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1日のうちに、空いている時間に業務を行います。
毎日幼稚園や小学校から帰ってきた子供達の習い事送迎をしています。
1人につき、2〜3個の習い事をしているため、2人兄弟だと4〜6個の送迎は結構大変です。
そんな中でも、子供がいない間に業務ができるのでありがたいです。

子供が一人で習い事に行けるようになったら、業務を増やしてもらえるよう、今は本を読んでライティングの勉強をしています。

6:00起床
7:00朝食作り
8:00子供達を幼稚園や小学校に送り出す
9:00洗濯、掃除
10:00業務開始(タスク管理、メールチェック、請求書作成)
12:00自宅で昼食
13:00ZOOMで社内ミーティング
14:00子供を幼稚園に迎えにいく
15:00子供を習い事に連れて行き、スーパーに寄って帰る
17:00メールチェック
18:00食事の準備〜食事〜片付け
20:00子供の宿題を確認
21:00寝かしつけ
22:00業務開始(経理シート更新、SNS運用代行業務、日報記入)
24:00就寝



会社員として働きながら行うBさんの場合

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会社員として働きながらも、収入の柱が複数欲しいとオンライン秘書業務を行っています。

働いている会社で、元々マーケティング部にいたのですが、部署が代わったことで携われなくなってしまいました。
そこで、マーケティング会社のオンライン秘書になりました。

アップデートが激しい世界なので、実践を積み重ねることで、会社での発言権も得られるようになり、なんと会社でもボーナスをもらえるようになりました。

6:00起床
6:30業務開始(やることをまとめる、報告書提出)
7:30本業の会社に出勤
18:00帰宅
*1週間のうち、2日は自宅勤務
19:00食事
20:00お風呂
22:00業務開始
23:00Netflix 鑑賞
24:30就寝



いつか起業したいCさんの場合

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起業したいと思い、WEBデザインスクールに通いながら、オンライン秘書の業務も行っています。

未経験OKという会社で、オンライン秘書として採用された時に、WEBデザインの勉強をしていると伝えたら、「それならバナーとか作れますよね?」と言われ、会社の物販事業のバナー作成をさせてもらえるようになりました。

反応がなかった商品説明文を書き換える方法を、社長にレクチャーしてもらい、その通りにやったところ、売り上げが120%アップしました。

いつか起業したいので、交流会や起業準備中の友達とのコミュニケーションも大事にしたい。

スポーツジムにも行きたい、いろんな人に会いたいという貪欲な私には、オンライン秘書という働き方は最高!

8:00起床
9:00オンラインサロンに参加
10:00カフェで業務開始
(ECサイトの商品登録、バナー、紹介文を作成し、アップロード)
11:00社内ミーティング
13:00ホットヨガ
15:00業務開始(WEBページ制作作業)
18:00オンラインで起業仲間との交流会
20:00食事
22:00WEBデザインのスクールの課題作成
23:00就寝



オンライン秘書になるためには

クラウドソーシング

ランサーズ、クラウドワークス、ママワークスなどのクラウドソーシングサイトに、オンライン秘書の求人が出ている場合があります。
もしくは、単発での仕事を通して仲良くなれば、他の業務を依頼してくれる場合もあります。

どんな求人があるか見てみると、オンライン秘書という名前ではなくても、事務的な仕事ができる職種の求人がありますので、まずはどんな業務が需要があるのか確認しましょう。




求人サービス

ビズアシスタントhttps://bizasst.jp/client
オールタスクhttps://all-task.jp/
CASTER BIZhttps://cast-er.com/
フジ子さんhttps://fujiko-san.com/
i-Staffhttps://i-staff.jp/
Radicehttps://foryourbusiness.jp/
在宅秘書ラボhttps://www.e-secretary.net/



自分で集客する

Facebook、Twitter、Instagram、アメブロなどで、オンライン秘書をやりますという発信をして、お客様に見つけてもらいます。

あなたの発信を見て、興味を持ってくださった人とやり取りをしてクライアントになってもらう方法です。これができるなら、SNS運用の代行などをメニューに加えたオンライン秘書になれますね。




オンライン秘書になるための3ステップ

1、どんな働き方がしたいか考える

今までは会社に合わせてたけど、今の時代、自分がどんな働き方がしたいか考えてもいいんです。

自分がどんな働き方をしたいか、どんなキャリアパスを描きたいかによって、オンライン秘書で働く環境を決めましょう。




2、選ばれるスキルを確認する・持っていない場合は手に入れる

最低限のITスキルは必要

オンラインでのやり取りがほとんどになるため、会社のように気軽に質問しづらいことは事実です。

質問するということは、相手の時間を奪うことになりますので、ある程度不明点は自分で調べられる程度のITスキルは必要です。

例えば、Gmailアカウント取得しておいてと依頼した場合、Gmailってなんですか?って聞いてしまうようではオンライン秘書として働くことは難しいでしょう。

例え、Gmailアカウントが何かわからないとしても、検索して自分でアカウントが取得できる程度の検索スキルは必要です。




ZOOM・GoogleMeetで打ち合わせができる

ZOOMのリンク発行ができる、参加できる、音声がきちんと出る、画面共有ができるようにしましょう。

自分の不具合のせいで、相手の時間を奪わないよう、自信がない場合は事前に練習しておきましょう。




Chatwork(チャットワーク)、Slack(スラック),Gmailでやり取りができる

オンライン上で、チャットやメールを使ったテキストコミュニケーションができることも大事です。
文字ベースで、要点を捉えたコミュニケーションが取れると、信頼されます。

  • 一つ一つの文章が長い
  • 結局何がいいたいのかわからない
  • 感想文・日記のような文章
  • 質問に対しての答えがない

自分でも気づかないうちに、心象の悪い書き方をしている可能性がありますので、送信ボタンを押す前に、フラットな気持ちで読み直してから送りましょう。




SNSアカウントを持っている

SNS投稿を頻繁にしている必要はありませんが、SNSを使いクライアントとやり取りをする場合もありますので、アカウントは持っていると良いでしょう。

また、新しいものにチャレンジする姿勢も、採用する経営者としてはポイントが高いです。




Googleサービスを使える

  • Googleスプレッドシート
  • Googleドキュメント
  • Googleスライド

オンライン秘書の仕事では、これらGoogleが提供しているツールを使いクラウド上でやり取りすることが多いです。

やりながら覚えるということでも十分ですが、ほとんどの会社はそこまで高度な使い方をしていないので、簡単な操作方法を知っていると安心です。
わからなければ調べて対応できるようにしましょう。




簡単なデザインができる

資料作成、名刺作成、印刷発注、SNSバナー作成など、簡単なデザイン業務ができると重宝されます。
社外に出す全ての制作物に統一感があると、会社のブランディングにも有効です。

特別なセンスが必要ではありません。
簡単なバナーが作れる、SNS投稿する写真を少し加工できる、名刺を発注できる、それくらいのスキルでも大丈夫です。




格上げスキルがあればもっと最強

未経験でも、チャレンジする気持ちがあれば、オンライン秘書の素質としては十分ですが、応募者が多い時に選ばれるためには、格上げスキルがあると有利です。

  • ライティング
  • デザイン
  • サーバー関連
  • プログラミング
  • 動画編集
  • WEBマーケティング
  • メディア構築

これらの経験やスキルがあると、社内の重要なポジションをオンライン秘書ながら携わることができます。




3、応募する

応募する会社を探す・リサーチする

オンライン秘書に応募する際は、どこで働けばいいのかしっかりリサーチしましょう。

1日のうちの数時間働くとは言え、働くなら自分にとっても素敵な環境で過ごしたいですよね。

会社情報や、社長のビジョン・理念、また社内のメンバーがコロコロ変わっているところはスタッフが続かない理由があるかもしれませんので、わかる範囲で調べてみましょう。

せっかくなら、尊敬する社長のそばで働いてみることをおすすめします。

条件を確認する

働く条件を確認することも大事です。

働く時間が固定で決まっている会社もあれば、スキマ時間で働いていいよと言ってくれる会社もあります。

1ヶ月のうち、月末の10日間しか業務がないという会社もありますので、自分の働き方にマッチした職場を選びましょう。

休みの取り方、急な病気などの時についても話し合えるといいですね。

とはいえ、女性は家族の用事や、突発的な行事で急に仕事ができなくなる時もありますので、雇う側もチームで助け合う体制などを整えておく必要があると感じています。




業務形態を確認する

業務委託契約、成果報酬、固定給、時給など、報酬の支払い方は会社によって異なりますので、しっかりと確認しましょう。

その際は、会社員として他にも収入がある、他の会社でも働いているという情報も、契約時に伝える必要があります。




まとめ

オンライン秘書は、オンラインでのビジネスが当たり前になってきた今こそ、始めるのにぴったりです。
子供が小さいから、介護があるからということでも、スキマ時間に働けます。

私自身が、オンライン秘書として働かせてもらって世界が変わりました。
家で働くと言ったら、内職しか思いつかず、シール貼りの内職をしていたこともありました。

しかし、WEBマーケティングの会社で働かせてもらったおかげで、プロモーションを任せてもらって2000万円の売り上げをあげたり、講座の先生をさせてもらって、30名ほどの生徒を持つことも経験しました。

その経験があったからこそ、起業ができましたし、働かせてもらっていた会社とはビジネスパートナーとして、今でも一緒に仕事をしています。
ずっと一緒に仕事ができる人たちとも出会えるオンライン秘書は、在宅ワークで働くはじめの一歩としては、最高だと思います。

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ぜひ、受け取ってください

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野川 ともみ

専業主婦から広告代理店になった私の、唯一の特技は素直に行動すること。 スピリチュアルも好きだけど、願って叶うよりは、動き回って叶えるほうが最短だと思っている。 何か面白いことないかな〜が小さい頃からの口癖。 野川さん頭の中に消しゴムありますよねと言われるほど、忘れっぽいが、変なところは覚えている。 でも人間のいいところは忘れることにあるとすら思っている。 変な人と言われるとなぜかちょっと嬉しい。 やりたい仕事を好きな人とやると決めたら、 年商3500万円が年商2億に! とにかくさみしがり屋なので、一人で仕事したくないと思い、チームで広告代理店をやってます

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