テレワークでのコミュニケーション不足を解決する秘訣｜課題と解決ツール
「テレワークは、対面と違ってコミュニケーションをとるのが難しい・・・」
そう感じたことはありませんか？
など
職場の人との交流が減り、仕事の進め方に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
この記事では、テレワークでのコミュニケーション不足を改善するコツや、便利ツールをご紹介します。
企業でのテレワークは未経験で、今は在宅ワークをして７ヶ月の私が、試行錯誤して得たノウハウです。
これから在宅ワークにチャレンジしたい方もぜひ参考にしてみてください。
この２年間コロナの影響を受け、テレワークという働き方が浸透しました。
企業によっては、週2～3日在宅勤務や、会社には出勤しなくてよいフルリモートなど選択肢も広がりました！
事実、ペーパーロジック株式会社の2022年3月31日〜同年4月1日「テレワークの課題」に関する定点調査によると、テレワークを推奨した企業は全体で98.2%にものぼっています。
※内「強く推奨された」が59.5%、「推奨された」が38.7%
求人でも「テレワークOK」、「在宅可」などの表記をよく見かけるようになりましたよね。
コロナ規制緩和の動きは見られますが、テレワークという新しい働き方はこれからも続きそうです。
テレワークが広まる中、コミュニケーション不足が課題になっています。
なぜ在宅ワークになるとコミュニケーションをとる機会が減ってしまうのでしょうか。
原因として、
などなど・・・・
表情が見えないので、どうしても相手との意思疎通が取りづらくなりますよね。
サイボウズ チームワーク総研が発表した「テレワークのコミュニケーション」についての調査によると、在宅勤務で「コミュニケーションがしにくい」と解答した人は、5割を超えています！
更に「テキストでのコミュニケーションツールは気を遣う」と解答した人は58.9％と、少なくとも２人に１人は、テキストでのコミュニケーションに悩んでいるようです。
私もテレワークを始めた時は「テキストでどうやって相談すればいいの？」「聞きたいことはあるんだけど、質問の仕方がわからない！」というレベルからのスタートでした。
ではメールやチャットといった、テキストで意思疎通をするには、どのような点に注意をしたら良いのでしょうか。
私が実践して特に効果のあった、テキストでコミュニケーションを円滑にする「文章の書き方のコツ」３つを紹介します！
例）
NG: 明日急遽ミーティングをします。参加可能ですか？
OK: 明日14時から、プロジェクトチーム全員で、来月発売の商品についてオンラインミーティングをします。販売販路を拡大することになり、プロジェクトの進め方を検討しなおします。急ですが参加可能ですか？
１回のメッセージに、必要な情報が全て入っていることが大切です！
「なぜミーティングをするのか？」「どこでするのか？」など、相手が聞き返す必要がなくなり、更にメッセージの回数も減らせるので、コミュニケーションがスムーズになります。
私の場合この方法で、今まで3〜4回やりとりしてたメッセージが１回で完結できるようになりました！
例）
NG: ○○広告のデザインをいくつか作ったのですが、まだ自分の中で悩んでいて、Aのデザインは男性向けで、Bは女性向けなのですが、どちらのデザインが良いか相談したいです。○○さんのご意見をいただけますか。
OK: ○○広告のデザインについての相談です。Aは男性向け、Bは女性向けをイメージして作りました。○○さんのご意見をいただけますでしょうか。
NG文は「なにが言いたいのか」最後まで読まないとハッキリしません。
一方OK文は「デザインの相談」が目的だと、読み手にすぐ伝わりますね。
結論を始めに伝えていると、内容もすぐ把握できて読んでもらいやすくなるもの。
メッセージを受け取る側への配慮も大切にしましょう。
例）
NG: お疲れ様です。～プロジェクトに関して予算を○○円程度で考えており、また
今回は○○さん、○○さんの構成で、○月○日より始めるのはいかがでしょうか。
OK: ～プロジェクトに関して確認です。
以上でよろしければ進めていきます。
長いメッセージは読む人に負担をかけてしまい、さらには誤解を生むことがあります。
読む人がわかりやすいよう、文字量は減らして、文章はシンプルにしましょう。箇条書きなどもおすすめです！
とはいえ、わかっていてもいきなり全部を直すのは難しいですよね・・・・。
私自身、初めのころはＮＧ例の文章ばかり書いてました。
なのでまずはメッセージを送る前に「相手がすぐ理解できる文章になっているかな？」と確認するクセをつけるとこから始めてみませんか？
その積み重ねでミスコミュニケーションを防ぐことができますよ。
ちなみに私の同僚は2週間で習得してました。（私は1ヶ月くらい苦戦しましたが・・。）
相手に伝わりやすい文章が書けるようになったら、自分の使う言葉１つ１つにも気を配ってみましょう。
何気ないチャットのやりとりでも、もしかしたら無意識にネガティブな言い方をしているかもしれません。
ここでは私がよく見かける、無意識に使ってしまいがちな「ネガティブ表現」と、それを変換した「ポジティブ表現」を紹介します。
印象はどうでしょうか。
伝えたいことは同じなのに、表現を変えるだけで相手に伝わる印象がガラっと変わります！
テキストでコミュニケーションをとる時も、できるだけ前向きになれる言葉を使って、お互いが気持よく仕事ができるようにしたいですよね。
最近ではスムーズに情報を共有できる、便利ツールが増えてきましたね。
最後に私のようなテレワーク経験がなかった人でも使いこなせた、便利コミュニケーションツール３選をご紹介します！
一度使い方を覚えれば、コミュニケーションがスムーズになること間違いなしです。
| 特徴 | ビジネスチャット国内利用者数No.1を誇る有名なコミュニケーションツール |
| 機能 | 音声、ビデオ通話、タスク管理、ファイル共有 |
| 料金 | ・フリー 月額0円 ・ビジネス 月額500円 ・エンタープライズ 月額800円（年間契約の場合は月額960円） 参考リンク：https://go.chatwork.com/ja/price/ |
| コメント | シンプルで使いやすいです。PC、スマホ両方からの利用も可能なので、外出中でも急ぎの内容をすぐに確認できます。スタンプ機能を使えば、相手の表情が見えなくても場の雰囲気がつかみやすいので安心です ※2022年10月6日からはグループチャットの制限がなくなり無料でも更に便利になります！ |
| 特徴 | 世界中で普及 |
| 機能 | GoogleやTwitter、Dropbox、Evernoteなどの外部ツール連動が可能 |
| 料金 | ・フリー 月額0円 ・プロ 月額925円 中小規模の組織やチームの連携を強化 ・ビジネスプラス 月額1,600円 参考リンク：https://slack.com/intl/ja-jp/pricing |
| コメント | 初心者にはフリープランでも十分です。個人的には「キーワード通知機能」が便利なのでよく使っています。自分に関連する話題が出た時に通知を受け取れるので、テキスト見逃し防止にもなりますよ |
| 特徴 | 操作方法がLINEと基本同じで、使いやすい |
| 機能 | スケジュール共有、ノート共有で日々の業務報告もスムーズ |
| 料金 | ・フリー 月額0円 ・スタンダード 月額540円 （年間契約の場合は月額450円） ・アドバンスト 月額960円 （年間契約の場合は月額800円） 参考リンク：https://lineworks.ryogeisya.co.jp/?gclid=CjwKCAjwg5uZBhATEiwAhhRLHisqNArgI1K-IZ_aBzdRqfyZYFikV7sTiP5ti5SnqfHQqy_57SbhWxoCrk8QAvD_BwE |
| コメント | フリーでも機能が充実しています。日頃から使い慣れてるLINEと基本操作は同じなのですぐ使いこなせるのも魅力。個別の既読確認もできるので、他の人の状況も把握しやすいです |
テレワークでのコミュニケーション不足を改善する方法をお伝えしました！
などちょっとした工夫で、在宅ワークでもコミュニケーションをよりスムーズに進められます。
テキストではどうしてもコミュニケーションが難しいと感じやすいもの。
とはいえ、私が試行錯誤して気づいたことは「コミュニケーションは、対面でも、テキストでも一番大切なのは相手へのおもいやり」だということです。
日々相手がわかりやすく、前向きになれる文章を書くよう心がけています。
今回の記事でみなさんがテレワークでのコミュニケーション不足を改善して、仕事を少しでも快適・効率的に進められるお手伝いができていたら嬉しいです。
自分らしくお仕事ができるよう頑張ってください。
この記事を書いた人
高橋奈々恵
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